Johtajuus muutoksessa ja viestintä murroksessa

Teksti: Sari Selkälä

Virtuaaliset työtilat ovat tulleet jäädäkseen. Kesällä 2021 tehty Työelämägallup kertoo, että työelämässä olevista suomalaisista 15 prosenttia haluaisi olla koko ajan etätöissä ja 40 prosenttia osan viikosta. Suuri joukko erityisesti asiantuntijatyötä tekeviä on viimeistään koronarajoitusten takia päässyt nauttimaan etätyön ihanuudesta ja arjesta.

Hybridityö on työelämän uusi normaali, joka vaatii uudenlaisia taitoja sekä johtajilta että työntekijöiltä. Erityisesti työyhteisöjen vuorovaikutuksen tavat ovat kokeneet mullistuksen. Puheviestinnän ammattilainen Suvi-Tuuli Murumäki valmentaa viestintä- ja vuorovaikutustaitoja Verutumin asiantuntija- ja johtajuuskoulutuksissa. Millaisia haasteita vuorovaikutukseen ja viestintään virtuaaliset työyhteisöt tuovat?

”Vuorovaikutus on se liima, joka sitoo meidät tiimeihin  ja työyhteisöihin. Etätyön lisääntyessä viestintä ja vuorovaikutus vaativat entistä tavoitteellisempaa ja tietoisempaa johtamista. Työyhteisöissä uudenlainen tilanne avaa uusia mahdollisuuksia. Esihenkilöiden ja tiiminvetäjien kannattaa rohkeasti tarttua tilaisuuteen. Viestinnän metatason eli viestinnästä ja vuorovaikutuksesta viestimisen ja pelisääntöjen sopimisen merkitys kasvaa.  On yhdessä mietittävä ne pelisäännöt.”

Vähemmän on enemmän

Verkon yli tapahtuva vuorovaikutus on kasvokkain kohtaamista huomattavasti kuormittavampaa. Alkuvaiheen riemu keittiöstä työpöydän ääreen siirtymisestä on monella jo haihtunut. Kahdeksan tunnin Teams -maratonit kuormittavat jaksamista. Hyvinvoinnista, palautumisesta ja myönteisestä palautteesta huolehtiminen on johtajan vastuulla.

 Huolehdi itse ja valmenna tiimiä siihen, ettei etätapaamisia ahnehdita liikaa. Työpäivään on varattava työaikaa omien tehtävien hoitoon. Etätapaamisia kannattaa suunnitella päivään riittävän vähän ja varata kullekin tapaamiselle riittävästi aikaa. Kun yhteinen tapaaminen on, pelisääntöjen on oltavat kaikille selkeät. Jotta vuorovaikutus on laadukasta ja yhteisöllisyyttä rakentavaa, on hyvä nähdä kasvot, ilmeet, eleet. Virtuaalityötilat mahdollistavat myös sanattoman viestinnän. Peukutuksilla on iso merkitys yhteishengen luomisessa, muistuttaa Suvi-Tuuli.

Varmista, että työtavat patistavat dialogiin ja yhdessä ideointiin etäisyydestä huolimatta

Etäjohtamiselle ja verkossa viestinnälle on rakennettava omat rutiinit. Johtajan tehtävä on huolehtia vuorovaikutuksen tavoitteista ja keinoista.

• Millaisia kohtaamisia tiimi tarvitsee yhdessä, että asiat hoituvat ja työt etenevät?
• Kuinka paljon tarvitaan aikaa luovalle ideoinnille pienemmissä ryhmissä tai kahdenkeskisiä tapaamisia?
• Millaisia kohtaamisia tarvitaan yhdessä ja erikseen, että vuorovaikutus toimii?

Etätöissä tuskailevia johtajia Suvi-Tuuli rohkaisee kehittämään työyhteisön viestintää ”out of the box” -asenteella:

”Uskalla itse ajatella ja kannusta tiimiäsi ajattelemaan viestintää ja vuorovaikutusta uudella tavalla. Ei kannata siirtää toimistorutiineja verkkoon, vaan rakentaa verkkokohtaamisille omat toimivat tavat. Lähde tavoitteista, mahdollisuuksista ja toiveista. Yhteisöllisyyttä tarvitaan nyt kenties vielä enemmän ja yhteisöllisyyden syntyminen ja säilyminen vaatii murrosvaiheessa aktiivisempaa vuorovaikutusta.”